Nosso corresponde nos Estados Unidos, Steve Schneider, apresenta mais um de seus artigos. De forma descontraída e direta, ele aborda a reposição de peças, um importante tema de manutenção.

Há muito tempo, quando eu ainda estava na casa dos meus 20 anos, ajudei um amigo a demolir uma velha garagem de madeira. Ele recuperou uma boa parte dela. Minha recompensa foi na forma de todos os pregos que eu pudesse obter, para a minha própria utilização no futuro. Após muitas horas de trabalho pesado, consegui juntar cerca de metade de uma caixa de pregos de péssima aparência, porém ainda reutilizáveis. Alguns até estavam retos. Uns poucos eram daqueles antigos pregos de forma quadrada, que a maioria dos jovens de hoje jamais viu. Eles não pareciam valer muito, mas eu estava bastante orgulhoso por ter sido suficientemente esperto de guardá-los. Nessa época eu não tinha a mínima ideia de quanto eles influenciariam a minha vida. Eles me ensinaram muito.
Nesse período, morávamos em Boulder, no Colorado, Estados Unidos. Muitos anos mais tarde, eu e minha esposa mudamos para Peoria, em Illinois. Mais tarde, mudamo-nos novamente, dessa vez para São Paulo. Lá, mudamo-nos três vezes mais. De São Paulo viemos para São Francisco e, finalmente, para Houston. A caixa de pregos sempre nos acompanhava. Recentemente, mudamos de casa. Aí, eu não pude escapar. Minha esposa fincou o pé e disse uma coisa impensada: “nós vamos, os pregos ficam”.
Essa repentina exigência pareceu despertar-me de uma longa letargia. Se eu pude viver sem meus pregos, talvez houvesse outras coisas que pudessem ser descartadas. Isso poderia melhorar a minha vida, todavia seria muito difícil superar esses vícios arraigados. Comecei a trabalhar nisso. Decidi manter somente pequenas quantidades das coisas que realmente precisasse. Não guardaria tudo que encontrasse e me livraria de todas as coisas excedentes, tais como meus velhos pregos.
Essa ideia é muito importante nos negócios, quando você cai na tentação de pedir além do necessário na compra de itens para seu estoque. Se você está gerenciando um grande empreendimento, deverá descobrir métodos que evitem estoques excedentes, que, necessariamente, terão de ser descartados de alguma forma no seu final. A manutenção necessita de muitos e diferentes itens. Assim, a chave para manter estoques baixos é possuir uma rápida e eficiente fonte de fornecimento. Mantenha os estoques baixos, de sorte a não haver “caixas de pregos” em seu almoxarifado. Economias de escala obtidas quando grandes compras são realizadas e, em seguida estocadas, desaparecem rapidamente.
Regras rígidas ou inflexíveis de compras são um caminho certo para juntar “caixa de pregos”. Quando os integrantes do departamento de manutenção descobrem que leva 56 dias para uma requisição ser aprovada, certamente eles tentarão burlar o sistema no próximo pedido.
Um computador pode, facilmente, calcular quanto custa processar uma requisição para cotação. O método ABC (Activity Based Costing) está se tornando popular. Ele mostra quanto os procedimentos custam realmente. Frequentemente, nós vemos requisição que custam muito mais para serem processadas do que propriamente o valor do item. O custo de transporte da minha caixa de pregos era muito maior que os pregos que eventualmente eu pudesse usar. Agora seria uma excelente oportunidade para analisar se seus métodos de compras estão aumentando seus custos drasticamente. Quanto tempo leva para processar um pedido para itens de consumo ou de peças? Qual o tamanho do seu estoque? Quanto você usa anualmente? Seu giro de estoques está abaixo de quatro? (valor do consumo anual dividido pelo valor do estoque).
Para uma empresa especializada em comércio exterior, mais do que exportar é necessário prover um atendimento de qualidade ao cliente internacional e compatibilizar esse atendimento com os requisitos do empreendimento que está sendo implantado. O conceito de parceria significa que todos ganham. Parceiros trabalham juntos, de modo que todos obtêm os menores custos possíveis. O parceiro trabalha visando criar valor para o cliente, ou seja, gerar lucratividade. Visitas ao empreendimento assegurarão boas comunicação de sorte que todos entendam os problemas e as condições de trabalho. O empreendimento como um todo ganha, obtendo respostas rápidas, informações precisas e adequadas e dimensionando-se para comprar em pequenas quantidades na hora certa. Assim, a necessidade de grandes estoques é limitada. Onde há uma relação de parceria com a confiança mútua, os resultados são a mais importante prioridade e não a obediência rígida e inflexível a regras burocráticas.
Um especialista pode, frequentemente, fornecer serviços de exportação para um empreendimento no exterior que até os próprios funcionários de uma empresa acham muito difícil de executar. Há uma grande diferença de prioridades no caso. O exportador profissional contratado compreende a importância de se ter o material no local e hora certos. Um departamento de compra entende de comprar materiais.
Certa vez, um grande empreendimento de mineração nos propôs administrar seu sistema de compras. A solicitação para cotação mostrava que estávamos subdimensionados em pessoal, pelos padrões deles. Eles queriam que tivéssemos três vezes mais pessoas do que necessitamos. Aquilo nos parecia um verdadeiro pesadelo burocrático. Nós declinamos do convite. Oito anos mais tarde esse empreendimento começou a desfazer- se de um estoque excedente de 60 milhões de dólares. Eles, provavelmente, venderam tudo por menos de 6 milhões de dólares. Sem dúvida, eles não pagaram tanto pelas mercadorias em estoque, porém, o custo total foi enorme.
À medida que os anos passavam, meus pregos ficavam mais enferrujados. Um prego enferrujado não é tão útil quanto um não enferrujado. Os mecânicos nunca usarão um rolamento enferrujado. Eles sabem que uma falha prematura certamente afetará outras peças. Trabalhando com um fornecedor “just in time” pode-se eliminar a “ferrugem”. Se for necessário manter alguns itens em estoque, certifique-se de que eles estejam adequadamente protegidos. Embalagens de longa vida existentes no mercado protegerão peças e outros itens. O custo adicional de proteger é irrelevante se comparado com o custo de não proteger.
Quando as pessoas descobrem que possuem estoques excedentes é natural que reajam. As formas mais comuns de reação são: culpar alguém, ignorar desde que não atrapalhe futuras promoções, jogar tudo fora durante um determinado ano bastante lucrativo, deixar para o final do empreendimento ou deixar que alguém se preocupe com isso. Uma solução muito melhor é preparar-se para o problema, quando do início do empreendimento. Trabalhar com fornecedores que aceitem devoluções após o término do empreendimento é uma excelente ideia. Negociar um programa de devolução previamente assegurará custos totais mínimos e, consequentemente, máximo retorno.
Se um excedente é localizado, um especialista ajudará a recuperação da maximização do retorno do proprietário. Peças e suprimentos, de modo geral, não vendem bem em leilões. Um especialista em excedentes poderá maximizar seu retorno. Vender excedentes não é coisa de amadores. Um parceiro pode trabalhar com você para reduzir o problema. Um parceiro como fonte de seu suprimento de peças e itens de consumo ajudará a evitar o acúmulo de “caixas de pregos”. Um bom parceiro procurará ajudá-lo a realizar mais lucros, provendo-o com peças na hora e local certos e, acima de tudo, em pequenas quantidades. Se você tem uma “caixa de pregos”, análise porque ela existe e adote as medidas corretivas. Tal como o peixe morto, um estoque excedente não melhora com o tempo. Procedimentos rápidos e flexíveis de compra podem evitar paradas de máquinas e grandes estoques.

Steve Schneider
* Tradução e adaptação de Eduardo Braz Pereira Gomes, engenheiro mecânico da Construtora Camargo Corrêa.