Apresentamos a segunda parte do artigo “Engenheiro e a Organização da Manutenção", de autoria do engenheiro Antônio Lenda.

II - Sistema de Gerenciamento da Manutenção
Para controlar o ciclo de manutenção é necessário um sistema administrativo, baseado principalmente nas descrições das funções “job description", sem levar em consideração títulos ou posicionamento nos organogramas. Isto porque em algumas companhias modernas uma pessoa, como o operador mantenedor, por exemplo, executa várias das funções que iremos descrever. O supervisor e o mecânico de serviço desempenham funções chaves nesse sistema.
Supervisor - Sua função é gerenciar a força de trabalho. Para que uma organização seja eficiente, o supervisor deve ser eficaz e dispender a maior parte de seu tempo, 80% ou mais, na supervisão direta das atividades e deverá estar apto a:
a) falar claramente e explicar como o trabalho deve ser executado;
b) ter facilidade de relacionamento com outras pessoas nos diferentes níveis de hierarquia;
c) ser capaz de conquistar a confiança dos subordinados;
d) estar disposto a auxiliar os subordinados;
e) instruir os subordinados a trabalhar corretamente, levando em consideração as normas e os procedimentos de segurança no trabalho exigidas pela companhia.
O supervisor deve “determinar o serviço” e se assegurar de que os mecânicos tenham as literaturas técnicas requeridas e as ferramentas especiais necessárias. Em um reparo de emergência, ou não programado, o supervisor deve providenciar o espaço na oficina, a mão-de-obra qualificada, as ferramentas, os manuais de serviço, além de fechar a “ordem de serviço”.
Mecânico - O mecânico deve ser eficiente e usar a maior parte de seu tempo na “execução” do reparo que lhe foi atribuído e inspecionar esse equipamento, quanto a problemas adicionais, efetuando alguns testes. Deverá preencher o “cartão de mão-de-obra” e, num reparo não programado, “requisitar as peças” necessárias.
Operador Mantenedor – Além de operar o equipamento, inspeciona a máquina, faz testes e as ajustagens contidas no plano de manutenção preventiva, preenche os relatórios de desempenho e consumo, anotando as anormalidades encontradas e sugerindo as correções necessárias. No Controle de Qualidade deverá relatar o término dos serviços ao supervisor e, ao liberar a máquina, emitir um Relatório de Conclusão do reparo. O supervisor e o gerente de treinamento deverão tomar conhecimento de eventuais problemas.
As inspeções diárias, semanais e periódicas feitas pelo operador mantenedor devem produzir informações que possam ser analisadas. Essa análise irá determinar se o reparo deverá ser de “emergência” ou “programado” para uma data futura, entregue ao planejador da manutenção para que possa ser incluído na programação global. O acordo com a produção é conseguido nessa fase. Se o objetivo for melhorar a disponibilidade da máquina e executar um reparo eficiente, essa etapa do sistema não deve ser negligenciada. Para o sistema administrativo funcionar adequadamente são necessárias funções como: planejador da manutenção e planejador global.
Planejador da Manutenção - Para os reparos programados, esse emite a respectiva ordem de serviço, requisita os materiais e peças e faz o acompanhamento para assegurar que estas sejam recebidas. Prepara estimativas de custos de reparos para as várias opções: à base de troca, recondicionamento, reparo na própria oficina ou na do revendedor. Controla os documentos e as peças avariadas para efetuar as reclamações de garantia e mantém as pastas históricas das máquinas.
Planejador Global - Seja uma função separada, incorporada à outra ou parte de outra área, esta tem as responsabilidades críticas e precisa do apoio do engenheiro para desempenhar a contento. O planejador recebe os relatórios de inspeção, elabora e atualiza a programação global que controla os programas de lubrificação e manutenção, inspeções de máquinas e reparos. O planejador comunica-se com o supervisor da oficina e com o engenheiro de manutenção. Outras duas funções que devem ser acrescentadas à organização são: engenheiro de manutenção e gerente de treinamento.

Engenheiro de Manutenção - É responsável para que a organização funcione a contento, ao decidir sobre o uso mais eficiente do equipamento disponível. Deve monitorizar todas as atividades do setor e ser planejador de várias atividades, dentre as quais citamos: gerente de finanças e contador com espírito de auditor; administrador de conflitos; investigador de primeira categoria. Em um cargo gerencial a habilidade de administrar as atividades (eficácia) dos subordinados é muito mais importante que a capacidade de executar as suas tarefas (eficiência).
Gerente de Treinamento - É responsável pelo Programa de Qualificação Profissional Integrado para desenvolvimento das habilidades dos novos funcionários, reciclagem e atualização dos engenheiros, supervisores e mecânicos mais experientes. Esse programa deve ter como objetivo principal a obtenção de dados precisos para a elaboração de um programa eficaz de treinamento, voltado para a atividade prática. Deve ser fundamentado na experiência “REAL” do entrevistado e permitir o levantamento das necessidades de treinamento de cada funcionário, em qualquer área da empresa.
Baseado na interpretação dos resultados do levantamento, o gerente de treinamento poderá desenvolver um programa para alcançar os objetivos propostos pela empresa a curto, médio e a longos prazos e, de acordo com a descrição da função de cada cargo, elaborar o plano de carreira profissional para:
a) capacitar os elementos que estejam envolvidos com a manutenção de um equipamento ou componente, para executar uma nova tarefa ou para aumentar a responsabilidade relacionada com o trabalho atual;
b) melhorar o desempenho técnico de uma equipe, tornando-a mais eficiente;
c) conhecer a maneira correta de se usar as diversas ferramentas especiais e interpretar os resultados obtidos;
d) reduzir ou evitar a ocorrência de acidentes pessoais;
e) reduzir os custos desnecessários provocados pela quebra de ferramentas ou componentes, devido à falta de treinamento, desperdício de material, requisição de peças erradas ou em demasia.
A vantagem da elaboração de um programa desse tipo é que o treinamento pode ser organizado e planejado com antecedência e seus custos devidamente alocados no orçamento dos departamentos, minimizando o desperdício de tempo e dinheiro em treinar elementos que não possuam os devidos pré-requisitos. Vejamos mais uma função do sistema: processador de dados.
Processador de Dados - Coleta os dados na forma dos vários documentos e relatórios, elabora os “relatórios” sobre o “desempenho” de toda a organização e auxilia no controle de inventário. Prepara resumos e os distribui conforme as necessidades organização. O "Controle do Inventário” depende de registros e dados exatos para evitar atrasos provocados por falta de peças e materiais ou os altos custos de uma superestocagem.

Antônio Lenda
Diretor da SetPoint Consultoria