Após o final da Segunda Guerra Mundial, os princípios de qualidade da indústria americana foram aperfeiçoados no Japão, formando um conjunto de tecnologias que ficaram conhecidas como ‘Total Quality Control’ (TQC). Essas tecnologias estavam voltadas para assegurar a qualidade do produto final por meio do controle de processos de fabricação.

Assim, a metodologia ‘5S’ foi desenvolvida para auxiliar na reestruturação do país e na reorganização de suas indústrias, dentro de uma visão que buscava resolver os efeitos da guerra e evitar desperdícios. Mas devido à sua simplicidade e facilidade de compreensão e aplicação, o conceito expandiu-se com rapidez também entre as indústrias ocidentais.

Com a evolução da Tecnologia da Informação (TI), a metodologia ‘5S’ passou a ser igualmente aplicada em outros ramos do conhecimento, sendo comum sua utilização em outras áreas que não a produção industrial, incluindo escolas e até mesmo na vida pessoal, além de chegar às oficinas de manutenção de frotas mais organizadas do setor.

Sinteticamente, o acrônimo ‘5S’ contém os cinco ‘sensos’ de limpeza e organização da disciplinada cultura nipônica, trazidos em bloco para o posto de trabalho. Sua aplicação permite organizar e facilitar a rotina da empresa e, assim, tornar suas ações cada vez mais produtivas.

O método pode ser implantado como um plano estratégico que, ao longo do tempo, venha a ser incorporado na rotina, facilitando a obtenção da qualidade total. De modo geral, os principais objetivos do programa são a melhoria do ambiente de trabalho, a prevenção de acidentes, o incentivo à criatividade, a eliminação de desperdício (e consequente redução de custos) e o desenvolvimento do trabalho em equipe e da qualidade de produtos ou serviços.

A lógica da metodologia facilita a localização dos insumos e ferramentas, que são utilizados e devolvidos para o local adequado. Dessa maneira, os processos são simplificados, reduzindo o estresse e melhorando os resultados operacionais.

ORGANIZAÇÃO

Dentro das funções de cada um dos ‘S’ do método, o ‘Seiri’ (Senso de Utilização e Descarte) visa a colocar o ambiente de trabalho em ordem, separando o que é mais importante para se alcançar o objetivo final. Basicamente, consiste na preparação para a implementação dos demais ‘Sensos’.

A metodologia prevê a classificação do que realmente é necessário para o desenvolvimento das atividades, excluindo sumariamente tudo que for supérfluo. Esse procedimento propicia ganhos de espaço, maior facilidade de organização e limpeza e, consequentemente, aumento da produtividade.

Essa classificação deve se basear na utilização do item: se for muito frequente, por exemplo, mantém-se no local de trabalho. Se for usado todo dia deve ficar próximo ao local da atividade; e se o uso for mais espaçado, permanecer no almoxarifado. Obviamente, se não for mais necessário, deve ser descartado.

Para isso, devem ser definidas áreas de descarte, devidamente sinalizadas e organizadas de modo a não se transformarem em ‘áreas de bagunça’, de onde os itens descartados serão removidos para outras áreas ou sucateados.

O ‘Seiri’ é tão abrangente que muitos gestores chegam a pensar que o 5S é só isso. Mas não é, pois todos os itens também devem ser identificados e controlados até sua destinação final. Isso é feito seguindo-se o segundo ‘S’, o ‘Seiton’ (Senso de Organização), que prevê a identificação (etiquetagem) de todos os materiais e objetos para facilitar sua localização, além do posicionamento estratégico dos elementos, buscando manter um acesso mais fácil dos itens que são usados com maior frequência.

Trata-se de uma técnica útil como apoio à gestão de estoques, por facilitar a disponibilidade de cada item, evitar faltas e ajudar na reposição, além de possibilitar a implantação de esquemas ‘just in time’. O procedimento também permite maior rapidez na localização de documentos, materiais, ferramentas e outros itens, com economia de tempo e risco reduzido de acidentes.

O próximo senso é o ‘Seiso’ (Senso de Limpeza), que preconiza simplesmente manter o local de trabalho sempre limpo, evitando o acúmulo de sujeira. No entanto, o conceito de ‘sujeira’ deve abranger todos os agentes que agridem o ambiente, incluindo iluminação e/ou ventilação deficientes, mau cheiro, ruído ou poeira em excesso e outros.

Parece simples, mas a diferença entre o ‘antes’ e o ‘depois’ chega a impressionar. Afinal, um ambiente limpo traz segurança e conforto, além de tornar o trabalho mais agradável para os que o executam e para os que estão no entorno. Dentre outras ações, também busca fazer com que os arquivos e as gavetas fiquem limpos e organizados, reduzindo desperdícios e perdas de tempo.

BEM-ESTAR

Na sequência, o ‘Seiketsu’ (Senso de Saúde e Asseio) tem por objetivo padronizar como rotinas as práticas saudáveis obtidas por meio da aplicação dos três ‘S’ anteriores. Nesta abordagem, o senso de higiene depende de padrões saudáveis de ordem e limpeza, de modo que o senso de saúde ganha um significado mais amplo, abrangendo – além da saúde física – o bem-estar mental, financeiro e ambiental.

Muitas vezes, a implantação do ‘Seiketsu’ no ambiente de trabalho faz com que os funcionários acabem por incorporar hábitos pessoais mais sadios, aumentando os cuidados com a aparência e a higiene. Como principais vantagens, podem ser citadas uma melhoria do ambiente de trabalho e das áreas comuns, uma redução dos riscos e uma melhor disposição do pessoal.

Por fim, o ‘Shitsuke’ (Senso de Autodisciplina) prevê transformar todas essas posturas em hábitos, assumindo assim a responsabilidade de manter padrões saudáveis por meio de comprometimento com as etapas anteriores e dos padrões éticos e morais de cada um. Isso permite que os serviços fluam de uma determinada maneira, independentemente da existência de controle específico.

Ademais, configura um demonstrativo de que as demais etapas estão se consolidando. O trabalho e o relacionamento com os colegas se tornam mais agradáveis, o funcionário se sente mais valorizado e cumpre os procedimentos sem preocupação de controle externo. Tudo isso faz com que haja melhoria na qualidade, produtividade e segurança na execução das atividades.

Eventualmente, existem empresas que incluem mais um ‘S’ (Segurança) na metodologia, passando a chama-la de ‘6S’. Pode-se considerar, contudo, que os itens do ‘5S’ já incluem a segurança em cada um de seus conceitos.

IMPLANTAÇÃO

De todo modo, a implantação de um programa ‘5S’ é uma mudança cultural profunda e importante nas organizações. Todavia, só terá sucesso se todos os trabalhadores da empresa se conscientizarem sobre as melhorias que o método pode trazer para a vida profissional de todos.

Para isso, é fundamental que a alta administração esteja comprometida com a implantação e evolução do programa. Isso inclui o anúncio oficial da decisão de implantar o ‘5S’, ressaltando a importância da adoção desses conceitos na empresa para todos os integrantes da organização.
Idealmente, o processo será facilitado se o programa for implantado por área, concentrando-se o acompanhamento e o controle em um grupo menor de pessoas e atividades. Para facilitar ainda mais, recomenda-se implementar um ‘S’ por vez, passando para o seguinte somente quando a implantação anterior estiver consolidada.

Da mesma maneira, o treinamento deve compreender todos os profissionais da organização, da diretoria ao chão de fábrica. O programa também deve incluir um Gestor com capacidade de liderança e conhecimento específico do programa, que irá criar a estrutura para implantação, elaborar o Plano Diretor, treinar líderes e promover a integração entre as diversas áreas, à medida que a implantação prossiga.

O treinamento do Gestor pode ser feito por meio de cursos, literatura específica e contato com outras empresas que já tenham o programa. O treinamento dos líderes deve possibilitar a difusão dos conhecimentos pertinentes ao programa para os funcionários.

Em suma, o Plano Diretor deve definir os objetivos a serem atingidos, as estratégias e procedimentos para atingi-los e os meios de acompanhamento e controle. Também deve ser previsto um diagnóstico de cada área e, em seguida, definido um ‘Dia da Grande Limpeza’, que caracteriza o início da implantação no local, criando-se áreas de descarte e preparando-se os equipamentos necessários de limpeza, proteção, transporte e descarte.

Após a implantação inicial ser concluída, deve ser estabelecido um Processo de Melhoria Contínua (‘Kaizen’), para eventuais correções de rumo e adequação da metodologia a novas situações que venham a ocorrer na empresa. Isso permite manter a vinculação dos procedimentos – e do processo como um todo – à otimização dos processos desenvolvidos pela empresa.

Esse processo é facilitado com a criação de Comitês Locais, com maior conhecimento específico sobre o ‘5S’ de cada área, que atuarão junto ao Gestor e se reunirão periodicamente para troca de ideias.