O aperfeiçoamento das empresas é fundamental para o desenvolvimento. Em especial nas situações de crise. Nesta edição contamos com a colaboração do engenheiro José Carlos de Arruda Sampaio, da Lix da Cunha S.A., que opina sobre o aperfeiçoamento.

Quando deixamos de progredir, começamos a retroceder. Estamos cansados de ouvir: “em time
que ganha não se mexe; sempre deu certo desse jeito, portanto não vou mudar". Se antes foi assim,
agora não é mais, caso contrário encontraremos a estagnação. Não podemos nos conformar por apenas “ir levando”, quando todos os esforços e prioridades devem ser na busca da melhoria contínua.

Quando as pessoas ficam satisfeitas com o nível de qualidade alcançado, param de progredir. É preciso que todos acreditem que podem ser e fazer sempre melhor. Esse pensamento deve fazer parte do sistema operacional das empresas.

Através de um estudo de vários aperfeiçoamentos bem-sucedidos, já executados em empresas como AT&T, Avon, Corning Glass, General Motors, Hewlett Packard, IBM, Polaroid e 3M, chegou-se à conclusão de que as dez atividades básicas seguintes deveriam fazer parte das características do aperfeiçoamento (H. James Harrington):

Comprometimento da Alta Administração - sem a convicção da cúpula administrativa de que a empresa tem a capacidade para fazer melhor do que tem feito não existe fundamento para que se inicie um processo de aperfeiçoamento.

Comitê de Aperfeiçoamento - o comitê orientador do aperfeiçoamento é formado por um grupo multidisciplinar de profissionais “maduros” ou de seus representantes, com a finalidade de preparar a empresa para o processo do aperfeiçoamento e dirigir a sua implantação.

Participação Total da Gerência - a responsabilidade pela implantação do aperfeiçoamento não é de uma gerência, mas de toda a equipe gerencial. Cada gerente deve ser envolvido e treinado para compreender os padrões da empresa e as técnicas de aperfeiçoamento a eles associados.

Participação dos empregados - depois que toda a equipe de gerentes estiver consciente e treinada, envolvida e participando do processo de aperfeiçoamento é que deverão ser incluídos os funcionários. Isso será feito pelos gerentes de cada departamento, que formarão uma “equipe de aperfeiçoamento do departamento".

Envolvimento Individual - tão importante quanto as atividades em grupo são as individuais. Os sistemas devem ser desenvolvidos para que dêem às pessoas meios e oportunidades para as contribuições pessoais aos aperfeiçoamento.

Equipes para aperfeiçoamento - também chamadas de equipes para o controle do processo. A equipe é formada por representantes de cada área envolvida no processo. A equipe trabalha através das linhas funcionais para garantir que está sendo usado o sistema de operações mais eficaz e que uma melhora em parte do processo não afeta negativamente o processo global.

Envolvimento do Fornecedor - nenhum processo de aperfeiçoamento bem-sucedido pode ignorar as contribuições que podem ser feitas pelos fornecedores. Trabalhar de maneira cooperativa com os fornecedores é fundamental, a fim de garantir que os materiais, equipamentos ou máquinas atendam aos padrões específicos dos produtos.

Garantia dos Sistemas - os recursos de garantia de qualidade destinados a resolver o problema do produto devem ser dirigidos para sistemas de controle, que ajudem a melhorar o nível das operações, de modo que problemas não venham a ocorrer. Precisamos eliminar as causas dos problemas, com os esforços voltados ao aumento da qualidade do processo.

Planos de Qualidade a Curto Prazo e Estratégia de Qualidade a Longo Prazo - a empresa precisa estar segura de que toda a equipe gerencial compreende a estratégia a ponto de poder desenvolver por etapa os planos a curto prazo.

Sistema de reconhecimento - o melhor método é o de reconhecer o sucesso dos empregados, encorajando-os a alcançar níveis mais altos de realização.

Para tanto, em que estágio de aperfeiçoamento nos encontramos? Nos anos 60 a tarefa básica era gerenciar dando ordens: “faça isso, faça aquilo"- era o gerenciamento por instruções. Nos anos 70, já com uma nova visão de liderança, a tarefa do gerente passou a ser mais a de determinar alvos: “consiga isso”- era a administração por objetivos.

“O gerente de hoje tem mais a tarefa de criar oportunidades de aprendizado - a administração por aprendizagem", explica Regina Drumond. As empresas estão, atualmente, em um processo de desenvolvimento contínuo, que acabará exigindo uma nova postura de trabalho, com novas habilidades para a função gerencial. Porém, em quais estágios de competência gerencial estamos?

- Incompetência Inconsciente: incapacidade de fazermos o que nos é solicitado;
- Incompetência Consciente: incapacidade de fazermos o solicitado, embora saibamos o que deve ser feito;
- Competência Inconsciente: capacidade de fazermos o solicitado desde que orientados e treinados; ou
- Competência Consciente: sabemos o que deve ser feito natural e automaticamente.

Como estamos com relação ao processo de mudança? Retrocedendo: mudando mais lentamente que o ambiente ou não mudamos; Estagnados: mudança no mesmo ritmo que o ambiente; Evoluindo: mudando mais rápido que o ambiente; ou, Inovando: evoluindo mais rápido que os concorrentes.

Para assegurar o aperfeiçoamento e a melhoria contínua de nossos processos, produtos e serviços, Deming propôs o ciclo PDCA (plan, do, check, action) que é um método de gerenciar, definindo os problemas e analisando os prioritários, estabelecendo objetivos e metas, identificando as causas que interferem nas metas e planejando as medidas, os meios de ação. A partir daí, definindo quem deve ser educado e treinado para manter e introduzir melhorias, implementando-as, estabelecendo os pontos de controle para confirmarmos resultados e padronizando ou adotando ações corretivas e preventivas de forma contínua.

A estratégia para o sucesso empresarial é ser competitivo. É necessário, e até uma condição de sobrevivência, que além de investimentos em tecnologia tenhamos, também, investimentos em pessoas. A incorporação da qualidade nas pessoas é fundamental para a Total Qualidade e Aperfeiçoamento.

Engenheiro José Carlos de Arruda Sampaio,
Gerente de Departamento da Qualidade Total da Construtora Lix da Cunha S.A.