A partir de 2015, todas as empresas do país sofrerão importantes mudanças organizacionais e terão de atualizar a forma como gerenciam suas informações. Isso porque a partir desta data entrará em vigor o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), o novo sistema para emissão e controle de folhas de pagamento que unificará em um ambiente on-line todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas que as empresas são obrigadas a enviar ao governo. Neste rol, dentre outros documentos estão incluídos Folha de Pagamento, Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), por exemplo.

Segundo projeções da Receita Federal, com a implantação do eSocial a arrecadação terá um incremento de R$ 20 bilhões por ano, graças ao aumento da fiscalização que será possível com um cruzamento de dados mais eficiente. Com maior segurança, o envio dos dados poderá ser feito pelo site do programa, sendo que a Receita prevê que as organizações enviem cerca de 200 milhões de arquivos por mês.

Mas tal mudança não é nada simples e, consequentemente, a implantação do sistema tem enfrentado muitas idas e vindas. Em 17 de julho de 2013, o Ato Declaratório Executivo nº 5 aprovou as regras para funcionamento do sistema, instituindo a data de janeiro de 2014 para a adesão ao sistema. Posteriormente, a data foi adiada para abril, depois outubro e, finalmente, para o meio do ano que vem (leia Box na pág. 61).

Até o momento, o governo já publicou o leiaute para qualificação cadastral dos trabalhadores, uma das etapas de preparação para o eSocial que permite identificar possíveis divergências entre os cadastros internos das empresas (Cadastro CPF e CNIS), a fim de não comprometer o cadastramento inicial ou admissões de trabalhadores. “A principal novidade em relação a versão on-line que já estava disponível é que agora o nome do trabalhador faz parte das informações que serão verificadas”, afirma Marli Vitória Ruaro, coordenadora de projetos da Sispro, empresa especializada em softwares de gestão empresarial. “E a qualificação do cadastro dos trabalhadores é um dos pontos críticos que as empresas devem observar dentro de seus projetos para atender ao eSocial.”

DESAFIO

O fato é que o eSocial vem gerando muita polêmica no mercado, pois se trata de um audacioso projeto de inteligência fiscal e que, desse modo, implica em um grande desafio para os gestores e empreendedores. “O desafio é muito grande, por isso, é muito importante que os gestores não deixem para diagnosticar e adequar seus processos na última hora”, avalia Ricardo Kremer, gerente de produto da Senior, desenvolvedora de softwares para recursos humanos.

Certamente, o eSocial terá um impacto significativo no setor da construção, que emprega mão de obra intensiva e terceirizados informais nas obras. De saída, vai ficar mais complicado transferir funcionários de seu local de trabalho. Mas essa é só a ponta do iceberg, pois as mudanças tendem a ser mais profundas. “Centralizar a informação vai provocar uma profunda mudança de paradigmas nas empresas, sendo necessário um grande esforço coletivo de seus trabalhadores para a criação de uma estratégia para implementá-lo”, avalia Armando Augusto Martins Campos, engenheiro de segurança no trabalho. “Por isso, deve ser definido um passo a passo sob a Coordenação de um Controller, que deve estabelecer um plano de ação para seleção e definição de quem será o responsável em cada leiaute.”

Outro aspecto importante diz respeito à segurança empresarial. O ProSub/EBN (Programa de Desenvolvimento de Submarinos/Estaleiro e Base Naval), por exemplo, avalia que a principal mudança será em relação à rotina de trabalho, principalmente envolvendo admissões, demissões, férias e afastamentos. “O eSocial não muda a legislação”, diz Sérgio Faber, responsável por pessoas e organização. “O que muda são os procedimentos, a nossa forma de fazer.”

Segundo o informativo “Mar Aberto”, o empreendimento vem realizando reuniões de engajamento com suas equipes para conscientizá-las sobre os riscos de exposição da empresa trazidos pela maior complexidade do novo sistema de escrituração digital. “A maioria dos riscos relacionados com a gestão de integrantes e terceiros nasce quando tomamos decisões equivocadas”, afirma Paulo Lacerda, VP Operações do ProSub/EBN.

EQUIPAMENTOS

No setor de equipamentos, uma das fabricantes que já se preparam para a adesão ao eSocial é a Ciber, empresa especializada em construção rodoviária controlada pelo Grupo Wirtgen. Segundo informações de sua assessoria de imprensa, a empresa gaúcha começou a implantar um novo modelo de sistema de TI em março, com previsão de conclusão em dezembro de 2014.

O projeto contempla a implantação de diversos módulos do software de gestão de pessoas fornecidos pela Senior, incluindo administração de pessoal, recrutamento, seleção, treinamento, cargos, salários, benefícios e pesquisas. Aliás, a partir da obrigação legal do eSocial, a empresa decidiu modernizar todos os processos de recursos humanos. “O principal diferencial do projeto é auxiliar na gestão da companhia, por integrar as informações geradas pelos colaboradores, garantindo segurança e confiabilidade para a tomada de decisões estratégicas, em tempo real”, diz Paulo Borba, gerente de TI e processos corporativos da Ciber. “Uma grande vantagem do novo sistema é a redução das consultas dos colaboradores ao departamento de recursos humanos, uma vez que a solução alerta os usuários sobre os procedimentos a seguir e disponibiliza dados atualizados a todos.”

Segundo o executivo, a solução permite a criação de relatórios, telas de consulta e cubos de decisão, além do desenvolvimento de análises próprias. O mais importante, diz ele, é que os colaboradores adquiram conhecimento e experiência ao longo da implantação do eSocial. “É necessário haver uma troca intensa de informações para que as necessidades sejam identificadas e devidamente supridas”, ressalta.

Na área de locação, empresas como a Estaf Equipamentos também já se preparam para a migração. Segundo Ketty Cavalcanti, gerente de recursos humanos, a empresa vê a mudança de forma bastante positiva, desde que exista estrutura para que as informações sejam transmitidas. “O grande problema na implantação de tais projetos é o suporte dados aos usuários na implantação”, diz ela. “Mas temos acompanhado, junto à empresa fornecedora do sistema integrado, a data de liberação da nova versão e também estamos participando de vários cursos.”

Sistema exige mudança cultural nas empresas

O eSocial exige que todas as áreas estejam alinhadas, desde o setor de informática até a administração da empresa. Mas muitas empresas ainda estão titubeando para iniciar seus processos de revisão e adaptação, em uma postura reativa que pode comprometer todo o sucesso da adequação ao novo sistema. “De fato, ainda é baixo o número de empresas que têm uma visão completa e assertiva dos reais impactos do eSocial”, diz Victória Sanchez, especialista em soluções de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil. “Mas o eSocial não se limita a uma obrigação que se resolve com o sistema de folha de pagamento ou gerenciamento de pessoas e recursos humanos, como muitos acreditam.”

Segundo ela, é preciso lembrar que, como arquitetura de inteligência fiscal, o projeto do eSocial terá a capacidade de relacionar as informações, apurar as inconsistências e inconformidades, além de registrar e aplicar as penalidades fundamentadas na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária. “Trata-se de um caso excepcional de Big Data e, por isso, exige toda uma mudança cultural e de governança corporativa”, finaliza.

Adesão ao sistema é adiada para 2015

Pela 5ª vez, o governo mudou o cronograma de adesão ao eSocial. Com isso, o sistema será adotado de maneira gradual e – desde que não haja novas mudanças – só deve ser obrigatório a partir de junho do ano que vem. Além disso, inicialmente o eSocial será válido apenas as grandes empresas, enquanto o cronograma e as regras para as demais empresas ainda estão em discussão. Segundo o governo, até o final de 2014 será disponibilizado um ambiente de testes para que as grandes empresas comecem a inserir seus dados. “Pedimos mais tempo e o governo atendeu”, diz Valdir Pietrobon, diretor da Fenacon (Federação Nacional das Empresas Prestadoras de Serviços Contábeis).