A função da gestão de fluidos é detectar problemas e suas reais causas, dando subsídios concretos para intervenções planejadas da manutenção. Conhecer o comportamento de cada peça do conjunto, elimina despesas com trocas prematuras de itens vitais. Os lubrificantes são importantes sensores informativos das reais condições de um veículo ou equipamento. Especificando contaminações externas ou internas, no caso de motores, e como está ocorrendo o desgaste de peças.

Ao administrar corretamente os óleos lubrificantes podemos identificar o tipo de problema e sua raiz, nos permitindo estabelecer parâmetros em cada tipo de operação e tipo de equipamento, determinando novos períodos de troca com a garantia de que os itens lubrificados não sejam prejudicados. Os veículos e equipamentos que operam corretamente ajustados mantêm níveis de consumo de energia ou de combustível, itens que representam uma das maiores despesas dentro de qualquer organização. Estudos apontam ainda que reparos de falhas imprevistas podem ser 10 vezes maiores que os reparos previstos antecipadamente pela manutenção.

Procedimentos de manutenção e operação se tornam visíveis nos fluidos quando executados de forma imprópria, e isso demonstram o quanto é vital o seu controle. A redução de paradas para manutenção corretivas resulta em menor quantidade de peças em estoque, que automaticamente resulta em redução de custos. Para evitar futuras avarias os equipamentos, faz-se necessário inspecionar as condições das peças e agir imediatamente no sentido de eliminar problemas e prejuízos. Abaixo, seguem alguns exemplos de contaminantes típicos e seus efeitos sobre as condições de um motor.