A empresa mineira RCM Locação de Máquinas, referência em locação de máquinas e equipamentos para serviços de limpeza industrial, beneficiamento de resíduos, logística e movimentação de materiais, atende empresas como Vale, ArcelorMittal, Gerdau e Usiminas, com uma operação descentralizada e projetos espalhados pelo Brasil, tinha o desafio de reduzir o tempo de recebimento de suas informações em campo, como os apontamentos dos serviços, que envolvem, em média, 6,7 mil atendimentos por mês.

Para isso, iniciou um projeto de transformação digital chamado Projeto Inovar, com a adoção do SmartQuestion, solução desenvolvida pela Engineering, companhia global de Tecnologia da Informação e consultoria especializada em Transformação Digital, para a digitalização de processos referentes aos serviços em campo.

A plataforma coleta e armazena as informações de forma estruturada e na nuvem, utilizando dispositivos móveis.

Se antes tudo era feito por meio de formulários em papel, agora, os registros com as informações operacionais de apontamento de horas trabalhadas, produção, amostras de materiais, demandas de manutenção, inspeções de serviços, produtos, segurança, qualidade e meio ambiente passaram a ocorrer de maneira on-line.

Os apontamentos das atividades em campo são realizados por meio de, aproximadamente, 100 tablets utilizados de forma compartilhada por toda a equipe operacional que realiza os serviços.

“Nossas frentes de serviços atuam em diferentes cidades e quando fazíamos os registros em papel, demorava muito para chegar, pois as equipes ficavam quase uma semana fora e só tínhamos acesso à documentação para iniciar os apontamentos, as aprovações e o faturamento quando os operadores retornavam para a sede administrativa da empresa. Hoje o processo ocorre quase que em tempo real. Ou seja, o que antes demorava cerca de dez dias, hoje é feito em menos de 24 horas,” explica Vanessa Bicalho, coordenadora de projetos da RCM.

A RCM desenvolveu na plataforma cerca de 156 formulários e 200 relatórios, atingindo 368 colaboradores. A automatização promovida com o workflow da ferramenta promoveu um trabalho mais analítico, assim como vem ajudando a controlar seus ativos.

Segundo Vanessa, com o SmartQuestion, é possível, por exemplo, acompanhar o desgaste de pneus e o consumo de combustível, um item que é alvo das análises estratégicas em função do alto custo. Através dos relatórios emitidos pelo SmartQuestion, a RCM gerencia os gastos e programa com maior eficácia as manutenções corretivas e preventivas dos equipamentos.

De acordo com William Rocha, gerente comercial da Engineering, além da RCM obter uma solução intuitiva, fácil de realizar os apontamentos e que promove a rapidez no processamento e faturamento de cada serviço, a empresa promoveu uma transformação social, impactando pessoas por meio do acesso a uma tecnologia que facilita o trabalho e promove a satisfação em executar processos mais autônomos.